Sähköinen ajotarkastus

Sähköinen ajotarkastus mahdollistaa dokumenttien tallentamisen suoraan ajotarkastusjärjestelmään. Tämä on vaihtoehto perinteiselle lähettämiselle. Dokumentit voi edelleen lähettää myös postitse.

Rekisteröityminen sähköiseen ajotarkastusjärjestelmään

  • Lähetä (omasta sähköpostistasi) tunnuspyyntö sähköpostiin ajotarkastus@ibafinland.fi
    • Viestin sisältö voi olla vaikka ”Haluan sähköiset tunnukset. t Risto Rautaperse (jäsennro)”
  • Saat paluupostissa linkin, jonka kautta luot tunnukset IBA Finlandin ajotarkastusjärjestelmään Ahteriin.
  • Linkistä löydät jäsennumerosi, joka toimii käyttäjätunnuksena Ahteriin.
  • Täytä lomakkeen kaikki kohdat, luo itsellesi salasana ja tallenna profiilisi. Jatkossa voit päivittää omat tietosi järjestelmään kirjautumalla sisään jäsennumerollasi ja luomallasi salasanalla.

Sähköisen ajotarkastusjärjestelmän käyttäminen

  • Kirjaudu sisään ja paina kohdassa Rekisteröi ajo. 
  • Täytä kaikki tarvittavat tiedot ja liitä dokumentit sivun alaosan liitä tiedosto -osiosta.
  • HUOM! Nimeä dokumentit kuvaavasti. esim. Maksukuitti.pdf Kuva1-6.jpg
  • Liitettävät dokumentit:
    • Todistajanlomake tai aloitus- ja lopetusvalokuvat (Huom! Kuvat alle 1Mt)
    • Maksukuitti
    • Kuitit numeroituna aikajärjestyksessä, kopioituna / skannattuna / kuvattuna. Kuvien laatu tarkistettava ennen lähettämistä. Älä lähetä kuvia, joista et itsekään saa selvää!
    • Kimppa-ajoista liitä osallistujien nimet
    • Kirjoita lisätietoja kohtaan viestisi ajotarkastukseen, mikäli haluat informoida jotakin ajotarkastuksesta
    • Rekisteröintilomaketta EI tarvitse lähettää
  • Lokikirja täytetään suoraan ahteriin, sitä ei ole mahdollista liittää perinteisesti.
  • Tallenna lomake ja järjestelmä lähettää sinulle kuittauksen sähköpostiisi onnistuneesta tallennuksesta.

Ahterin osoite kannattaa tallettaa selaimen suosikkeihin, niin sitä on jatkossa helpompi käyttää.

Siirry sähköiseen ajontarkastusjärjestelmään

Pääset kirjautumaan sisään järjestelmään kohdasta sisäänkirjautuminen.

Ajotarkastus prosessi

Ajaja

  • täyttää tarvittavat lomakkeet huolella, kopioi kuittinsa ja muutenkin dokumentoi ajonsa huolellisesti IBA Finland:n sivuilta löytyvien ohjeiden mukaan
  • lähettää ajonsa dokumentit postitse: IBAFinland ry. PL 73, 32201 Loimaa
    • tai tallentaa dokumentit suoraan ajotarkastusjärjestelmään

Ajokoordinaattori

  • Ajokoordinaattori johtaa ajotarkastustoimintaa
  • huomioidaan kuormitustilanne, lomat yms.
  • pyritään lähettämään useita ajoja kerralla, ei yksittäin
  • kimppa-ajot lähetetään vasta kun kaikkien paperit saapuneet
  • rekisteröi ajon lähteneen ajotarkastajalle
  • vastaanottaa postin ja tarkastaa että päällisin puolin kaikki on OK, jos havaitsee puutteita ottaa yhteyttä ajajaan
  • rekisteröi saapumisen Ahteri-järjestelmään, joka lähetää sähköpostiviestin ajajalle
  • kerää nippuja ajotarkastajille lähetettäväksi

Ajotarkastaja

  • tarkastaa ajon, tavoiteaika alle 4 viikkoa
  • epäselvissä tapauksissa on mahdollisesti yhteydessä ajajaan
  • rekisteröi ajon tarkastetuksi ja täydentää ajon tiedot Ahteriin
  • lähettää nipun ajot takaisin ajokoordinaattorille
  • Huom! ajotarkastaja myös itse ajanut ko. ajon

Ajokoordinaattori

  • katsoo tarkistuksen tuloksen ja rekiströi tuloksen Ahteriin
  • Ahteri lähettää ajajalle sähköpostin hyväksytystä ajosta
  • hylkäystilanteessa soittaa aina ajajalle
  • arkistoi ajodokumentit
  • ajon tiedot päivittyvät Ahterista IBAF:n WEB-sivustolle

Postimestari

  • Ahterin tietojen perusteella kirjoittaa ja lähettää kunniakirjan
  • pussittaa ja lähettää pinssin + muun materiaalin

Hylätyn ajon käsittely

  • Ajotarkastaja määrittelee ajon kelpoisuuden toimitettujen dokumenttien perusteella, siksi selkeä ja sääntöjen mukainen dokumentointi on tärkeää ajon hyväksymisen kannalta. Jos tarkastettavassa ajossa on epäselvyyksiä ajon suorituksessa tai dokumentoinnissa voi ajotarkastaja pyytää kuljettajalta lisätietoja ajon hyväksymisen mahdollistamiseksi. Mikäli ajo tai sen dokumentointi ei täytä ajosääntöjä ajotarkastaja esittää suorituksen hylkäämistä.
  • Ajokoordinaattori tarkastaa uudelleen kaikki hylätyksi esitetyt ajot. Ajokoordinaattori voi pyytää ajosta lisäselvityksiä. Ajokoordinaattori päättää ajon hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Ajokoordinaattori ottaa yhteyttä suorittajaan ja kertoo suorituksen hylkäämisen perusteet.
  • Jos suorittajan mielestä ajoa ei ole tarkastettu sääntöjen mukaisesti suorittaja voi ottaa yhteyttä yhdistyksen puheenjohtajaan ja pyytää ajon uutta käsittelyä. Puheenjohtaja käsittelee pyynnön parhaaksi katsomallaan tavalla esim. uudelleen tarkastuttaa ajon tai tekee päätöksen epäselvissä sääntötulkinnoissa.   Puheenjohtaja tekee asiasta lopullisen päätöksen ja ilmoittaa sen suorittajalle.
  • Hylätyn ajon dokumentit ja ajajan tiedot säilytetään samalla tavoin kuin hyväksytyssä ajossa, mutta ajon tietoja ei julkaista.

Tietojen siirto Iron Butt Association USA:lle

  • Ajaja tiedot siirretään vuosittan IBA USA:lle
  • IBA eStore tunnusten osalta ota yhteyttä puheenjohtaja@ibafinland.fi